ETICKÝ KODEX SKUPINY SYNER

1. Úvod

Společnost SYNER Group a.s. (dále jen „Společnost"), vědoma si významu společenské odpovědnosti a postavení Společnosti jako jednoho z největších podnikatelských subjektů v České republice operujícího zejména v oblasti stavebnictví, developmentu a správě majetku (zejména nemovitostí komerčního a sportovního charakteru) na českém i zahraničním trhu, jsme rozhodnuti podporovat a vyžadovat všechna níže uvedená etická pravidla, nedopouštět se a ani netolerovat porušování uvedených pravidel v jakékoliv formě.

Své rozhodnutí jsme vyjádřili v tomto Kodexu etického chování Skupiny SYNER (dále jen „Kodex"), který stanovuje soubor pravidel a standardů s cílem zajistit závazný rámec chování a současně základní preventivní nástroj řízení právních a reputačních rizik v rámci celé Skupiny. Skupinou se pro účely tohoto Kodexu rozumí soubor právnických osob, které jsou kapitálově, personálně nebo jinak propojeny se Společností, zejména prostřednictvím ovládání, řízení nebo rozhodujícího vlivu, a které vystupují navenek nebo uvnitř struktury jako ekonomicky nebo organizačně propojený celek, bez ohledu na jejich právní formu nebo sídlo.

Kodex je základním vnitřním předpisem Skupiny v oblasti Compliance a tvoří rámec pro další navazující vnitřní předpisy. Na Kodex přímo navazuje Protikorupční program Skupiny, který stanovuje konkrétní postupy, odpovědnosti a opatření při prevenci korupce a úplatkářství. Kodex je závazný pro všechny společnosti Skupiny, všechny organizační jednotky, všechny zaměstnance, členy statutárních a dozorčích orgánů, externí spolupracovníky, obchodní partnery a osoby jednající jménem společností Skupiny. Všechny osoby, na které se Kodex vztahuje, jsou povinny dodržovat i pravidla uvedená v Protikorupčním programu.

Členové Skupiny se zavázali dodržovat pravidla uvedená v Kodexu pro dosažení vyšší úrovně podnikání a důvěryhodnosti Skupiny.

Kodex obsahuje zásady vzájemného jednání společností Skupiny mezi sebou a jednání společností Skupiny směrem k obchodním partnerům, veřejnoprávním subjektům a jejich orgánům, vystupování vůči laické i odborné veřejnosti a požadované zásady vzájemného chování zaměstnanců ve společnostech Skupiny.

2. Všeobecné zásady

• Dbáme na odbornou pověst našich společností ze Skupiny s respektem ke všem nárokům morálky, etiky a zákonných norem;
• Své odborné dovednosti udržujeme na nejvyšší úrovni a sledujeme nejmodernější trendy tak, abychom byli schopni nabídnout našim zákazníkům co možná nejvyšší kvalitu a nejpokrokovější postupy s maximální úsporností vynakládaných prostředků a zároveň i rozvíjet a udržovat ekonomicky příznivé podnikání;
• Zdůrazňujeme, že naším posláním je budování dlouhodobých a vzájemně výhodných vztahů se zákazníky, kterým se vždy snažíme nabídnout optimální řešení jejich potřeb;
• K vlastní propagaci využíváme výhradně výsledků své vlastní činnosti;
• Podporujeme pořádání regulérních soutěží nejen o veřejné, ale i soukromé zakázky a při účasti v nich respektujeme rovné podmínky pro každého účastníka;
• Dbáme toho, aby nebyly úmyslně nebo z nedbalosti poškozovány zájmy naší Skupiny ani ostatních partnerů;
• Neusilujeme o získání zakázky neetickými prostředky;
• Velký důraz klademe na oblast bezpečnosti práce, naším cílem je vytvořit takové postupy a opatření, která zajistí maximální ochranu zdraví při práci a pracovní bezpečnost nejen našich zaměstnanců, ale i ostatních osob, které v rámci plnění svých úkolů přicházejí s naší činností do kontaktu;
• Striktně odmítáme jakoukoli aktivitu mající charakter korupce, úplatkářství či nekalé hospodářské soutěže, jakož i jakékoli jednání k těmto praktikám směřující;
• Veškerá naše činnost je transparentní a vždy umožníme subjektům k tomu oprávněným provést kontrolu našeho řídícího a finančního systému;
• Předcházíme střetu zájmů a v případě jeho vzniku jej bezodkladně oznamujeme a řešíme transparentním způsobem;
• Chráníme majetek Skupiny, obchodní tajemství, důvěrné informace a osobní údaje a nepřipouštíme jejich zneužití ani neoprávněné zpřístupnění;
• Vedeme účetnictví a další evidenci řádně, pravdivě a úplně, dbáme na transparentní finanční řízení a nepřipouštíme zkreslování údajů ani obcházení kontrolních mechanismů;
• Zajišťujeme rovné zacházení, respektujeme důstojnost každého jednotlivce a nepřipouštíme diskriminaci, obtěžování ani jiné nevhodné jednání na pracovišti;
• Vykonáváme svou činnost s ohledem na ochranu životního prostředí, dodržujeme příslušné právní předpisy a usilujeme o minimalizaci negativních dopadů našeho podnikání;
• Má-li kterýkoliv zaměstnanec, obchodní partner nebo jakákoliv třetí osoba pochybnost o tom, zda je konkrétní záležitost v souladu se zásadami etického chování Skupiny, oznámí tuto skutečnost v souladu s navazujícími vnitřními předpisy. Skupina nepřipouští jakoukoli formu odvety vůči osobě, která oznámení učiní v dobré víře.

3. Odpovědnost

Statutární orgány společností Skupiny:

• odpovídají za vytvoření, schválení a pravidelnou aktualizaci Compliance systému;
• zajišťují přiměřené personální, organizační a finanční zdroje;
• vytvářejí kulturu integrity;
• dohlížejí na fungování kontrolních mechanismů;
• vyhodnocují zprávy o fungování Compliance systému;
• přijímají nápravná opatření;
• nesou konečnou odpovědnost za účinnost Compliance systému, přičemž výkon jednotlivých úkolů mohou pověřit další osoby.

Compliance manažer:

• je funkce zřízená rozhodnutím statutárního orgánu společnosti Skupiny;
• je jmenován statutárním orgánem; společnost s více než 50 zaměstnanci je povinna tuto funkci zřídit;
• vykonává svou činnost nezávisle a je oprávněn přistupovat k informacím nezbytným pro výkon své funkce;
• je oprávněn požadovat součinnost zaměstnanců a vedoucích zaměstnanců;
• koordinuje a rozvíjí Compliance systém;
• monitoruje dodržování pravidel;
• vyhodnocuje Compliance rizika;
• vede evidenci oznámení a podnětů;
• připravuje zprávy pro statutární orgán společnosti;
• navrhuje nápravná opatření;
• spolupracuje při interních šetřeních;
• je určen jako příslušná osoba ve smyslu zákona č. 171/2023 Sb., o ochraně oznamovatelů.

Etická komise:

• je poradním a kontrolním orgánem v oblasti etiky a dodržování tohoto Kodexu;
• je jmenována statutárním orgánem Společnosti;
• projednává závažné podněty a případy porušení tohoto Kodexu;
• vydává doporučení statutárnímu orgánu ohledně přijetí opatření;
• její složení a podrobnosti o jejím fungování jsou upraveny v Protikorupčním programu.

Vedoucí zaměstnanci:

• odpovídají za implementaci Kodexu ve svém útvaru;
• bezodkladně řeší zjištěná porušení a spolupracují při šetření.

Zaměstnanci:

• jsou povinni dodržovat Kodex;
• jsou povinni oznámit podezření na jeho porušení;
• jsou povinni poskytovat součinnost při šetření.

4. Vztah k obchodním partnerům a zákazníkům

• Orientujeme se na zákazníka, protože jsme přesvědčeni, že naše budoucnost závisí na tom, jak budeme našim zákazníkům naslouchat a pomáhat jim, abychom přispěli k jejich úspěchu;
• Nabízíme odborné znalosti a praktická řešení;
• Nenabízíme vědomě objednateli dumpingovou cenu za stavební dílo nebo jiný nesplnitelný závazný parametr (realizační lhůtu, garance), zejména ne s úmyslem přenést finanční ztráty či sankce na své subdodavatele;
• Neusilujeme o převzetí zakázky, kterou řádným způsobem získal jiný uchazeč, který nemá problémy s jejím plněním;
• Rozvíjíme mezi společnostmi Skupiny a ostatními obchodními subjekty dobré obchodní vztahy s cílem zajistit vedle technického a ekonomického rozvoje svých firem i korektní dodavatelsko-odběratelský systém;
• Dodržujeme právo na obchodní tajemství svých obchodních partnerů;
• Distancujeme se účelové kritiky jiného podnikatele, případně jeho konkrétní práce, za účelem získání zakázky;
• Snažíme se v rámci svých možností a kompetencí, aby se zásady tohoto etického kodexu staly zásadami i našich obchodních partnerů;
• Dodržujeme vždy platné zákonné normy a totéž vyžadujeme od svých obchodních partnerů;
• Zajišťujeme takový IT systém, který zabezpečuje kontrolní i bezpečnostní prvky zajišťující maximální úroveň ochrany údajů našich zákazníků i obchodních partnerů;
• Dbáme, aby zaměstnanci Skupiny nevedli s obchodními partnery jednání porušující pravidla hospodářské soutěže;
• Spolupracujeme pouze s takovými partnery, kteří dodržují hodnoty a zásady etického chování stanovené tímto Kodexem.

5. Vztahy společností Skupiny k zaměstnancům

• Vyznáváme demokratické hodnoty, ochranu a dodržování lidských práv dle Listiny základních práv a svobod;
• Poskytujeme rovné příležitosti lidem bez ohledu na rasu, barvu pleti, pohlaví, národnost, etnickou příslušnost, původ, mateřský jazyk, věk, rodinný stav, zdravotní stav, sexuální orientaci, ekonomickou situaci, náboženské a politické či společenské postavení;
• Dbáme na dodržování veškerých zákonných norem určujících pracovní a mzdové podmínky zaměstnanců a nepřipouštíme žádné porušování pracovních či lidských práv zaměstnanců;
• Jednáme vždy v zájmu Skupiny a aktivně naplňujeme její strategii;
• Rozvíjíme firemní kulturu, která podporuje iniciativu, odpovědnost a vynikající výkon;
• Klademe důraz na týmovou spolupráci, korektní vztahy mezi zaměstnanci a osobní rozvoj zaměstnanců;
• Chceme se vždy aktivně zapojit do procesů a být součástí úspěšného týmu, dáváme našim zaměstnancům možnost seberealizace;
• Se zaměstnanci jednáme vždy čestně, poctivě a s úctou, dodržujeme naše sliby.
• Vyznáváme zásady rovného přístupu k zaměstnancům, respektujeme jejich důstojnost, soukromí a osobní práva;
• Respektujeme individualitu každého jedince, vytváříme prostředí důvěry a otevřené komunikace;
• Trvale zvyšujeme profesní znalosti a schopnosti zaměstnanců v souladu s potřebami firmy;
• Pěstujeme přesvědčení, že se vždy dá najít lepší a efektivnější řešení, nikdy se nespokojíme se stereotypem;
• Na našich pracovištích nestrpíme jakoukoliv diskriminaci či obtěžování;
• Do vedoucích funkcí jsou vybíráni morálně vyspělí a trestně bezúhonní zaměstnanci;
• Podporujeme teambuildingové akce pro vylepšení a upevnění vzájemných vztahů mezi zaměstnanci;
• Dbáme vždy na bezpečnost práce a zdravé pracovní prostředí a usilujeme o neustálé zlepšování pracovních podmínek;
• Uvědomujeme si, že spokojení, vysoce kvalifikovaní a motivovaní zaměstnanci jsou základem našeho úspěchu;
• Dbáme, aby naši zaměstnanci byli nestranní a objektivní k řešeným záležitostem a odmítali nátlak, vliv, přání nebo žádosti, dary či výhody, které by mohly ohrozit jejich nestrannost;
• Stejně tak dbáme na to, aby naši zaměstnanci na třetí osoby nevyvíjeli nátlak, nenabízeli dary či výhody, které by mohli ohrozit nestrannost třetích osob;
• Důraz klademe na to, aby naši zaměstnanci dodržovali právní normy v oblasti opatření proti legalizaci výnosů z trestné činnosti;

6. Vztahy zaměstnanců ke společnosti

Zaměstnanci společností Skupiny:

• Dodržují vždy platné zákonné normy, pokyny Pracovního řádu a dalších interních předpisů;
• Chrání majetek společností Skupiny a nepoužívají jej v rozporu s rozsahem oprávnění, daným předpisy a pokyny nebo souhlasem nadřízeného;
• Dbají pravidel loajality ke svému zaměstnavateli, nezneužívají svého postavení, znalostí, důvěrných informací, osobních kontaktů získaných při výkonu zaměstnání v neprospěch společností Skupiny a/nebo ve svůj prospěch či prospěch třetích osob;
• Jsou si vědomi své zodpovědnosti v rozsahu svého funkčního zařazení, vystupují jako spolehlivý partner;
• Dávají přednost své profesionální odpovědnosti před soukromými zájmy;
• Vykonávají svou práci čestně, slušně, svědomitě, objektivně, bez zbytečných průtahů, korektně, zodpovědně, vstřícně, s náležitou péčí, racionálně, ve spolupráci s ostatními zaměstnanci, smysluplně, iniciativně s ohledem na přijaté cíle a plány svého zaměstnavatele;
• Zachovávají princip mlčenlivosti, dbají na ochranu používaných a zpracovávaných informací v jakékoliv formě v rámci společností Skupiny tak, aby nemohly být zneužity v cizí prospěch;
• Svěřují informace v jakékoliv formě jen určeným osobám dle jejich oprávnění pro danou činnost a způsobem k tomu určeným;
• Reprezentují firmu a celou Skupinu pozitivně prezentují navenek jejími úspěchy;
• Vystupují na veřejnosti tak, aby nebylo poškozeno dobré jméno jakékoli společnosti ze Skupiny nevhodnými aktivitami, chováním a jednáním;
• Vyvarují se při své práci střetu zájmů, popř. o případném střetu zájmů, který by mohl nastat, bez zbytečného prodlení uvědomí svého nadřízeného;
• Zjistí-li zaměstnanci podezřelé okolnosti ukazující, že existuje možnost vzniku finanční, obchodní, technické, bezpečnostní, morální nebo společenské újmy Společnosti/Skupiny, popř. újmy na životním prostředí, je povinen obrátit se na svého nadřízeného;
• Striktně jednají tak, aby se nedopustili jednání majícího charakter korupce, úplatkářství, nekalé hospodářské soutěže či jiných deliktů, bez ohledu na to, zda takové jednání může vyústit v (neoprávněný) prospěch Skupiny či nikoli; v případě, že by k takovému jednání byli nabádáni svými nadřízeným, toto odmítnou a bezodkladně oznámí v souladu s navazujícími vnitřními předpisy;
• Účastní se pravidelných školení v oblasti etických pravidel.

7. Společenská odpovědnost

• V rámci společenské odpovědnosti podporujeme neziskové a vzdělávací aktivity v regionech, kde působíme;
• Společnost se podílí na organizaci sociálních projektů a humanitárních akcí;
• V případě mimořádných událostí (živelné pohromy apod.) jsou organizovány výpomoci postiženým osobám a oblastem;
• Je věnována pozornost kvalitě života seniorů a dětem bez řádné rodiny.

8. Životní prostředí

• Vše, co děláme, děláme s ohledem na životní prostředí;
• Jsme ekologicky odpovědná společnost, pro kterou je trvale udržitelný rozvoj důležitou součástí podnikání;
• Minimalizujeme negativní dopad činností společností Skupiny na životní prostředí;
• Předcházíme vzniku ekologických nehod a havárií;
• Podporujeme zavádění a užívání ekologicky šetrnějších výrobků, procesů a technologií;
• Společnosti Skupiny jednají v souladu se zavedeným systémem pro řízení ochrany životního prostředí, který je pravidelně auditován nezávislou organizací;
• Společnosti Skupiny zapojují všechny své zaměstnance a obchodní partnery do odpovědného řízení ochrany životního prostředí s důrazem na dobrou komunikaci a zavádění efektivních technických řešení a opatření.

9. Porušení Kodexu

Porušením Kodexu se rozumí jakékoli jednání, které není v souladu s pravidly etického chování Skupiny, zejména:

• porušení zákonných norem, vnitřních předpisů a směrnic;
• korupční jednání, úplatkářství, střet zájmů nebo jiné jednání s potenciálním prospěchem pro jednotlivce či třetí osoby na úkor Skupiny;
• diskriminace, obtěžování nebo jiné nevhodné chování vůči zaměstnancům či třetím osobám;
• zneužití majetku, obchodního tajemství, důvěrných informací či osobních údajů;
• porušení zásad bezpečnosti práce a ochrany životního prostředí.

Porušení Kodexu může oznámit každý zaměstnanec, člen statutárního či dozorčího orgánu, externí spolupracovník nebo obchodní partner.

Oznámení lze podat prostřednictvím:

• nadřízeného nebo vedoucího pracovníka;
• Compliance manažera;
• elektronického systému oznamování (whistleblowing).

Skupina garantuje ochranu oznamovatele před jakoukoli formou odvety či diskriminace, pokud oznámení učiní v dobré víře.

Každé oznámení porušení je projednáno Etickou komisí a Compliance manažerem.

Šetření zahrnuje:

• ověření skutečností a shromáždění relevantních informací;
• posouzení právních, reputačních a finančních rizik;
• konzultace s dalšími odborníky (např. právní oddělení).

Zaměstnanci, vedoucí a další osoby spolupracují při šetření a poskytují potřebné informace.

V případě potvrzeného porušení Kodexu mohou být uplatněna následující opatření:

• pro zaměstnance: napomenutí, snížení odměny, přeřazení, případně ukončení pracovního poměru;
• pro externí spolupracovníky a obchodní partnery: upozornění, nápravná opatření, smluvní sankce nebo ukončení spolupráce;
• v případě trestného jednání: oznámení příslušným orgánům činným v trestním řízení.

Všechny kroky jsou vedeny transparentně a v souladu s platnými právními předpisy.

Výsledky šetření slouží k prevenci budoucích porušení a ke zlepšení interních procesů.

Etická komise doporučuje vedení společnosti Skupiny další opatření pro zajištění souladu s Kodexem.

Podrobné postupy pro řešení případů porušení jsou stanoveny v Protikorupčním programu Skupiny.